La presente Política tiene como objeto dar la información necesaria y suficiente a los diferentes grupos de interés, así como establecer los lineamientos que garanticen la protección de los datos personales que son objeto de tratamiento de datos personales a través de los procedimientos de VIS LEGAL S.A.S., para de esta forma, dar cumplimiento de la ley, políticas y procedimientos de atención de derechos de los titulares, criterios de recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión que se dará a los datos personales.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales está dirigida a todas las personas naturales y/o jurídicas que tengan o hayan tenido alguna relación con VIS LEGAL S.A.S., tales como: proveedores administrativos activos e inactivos, intermediarios, colaboradores, clientes, empleados y ex empleados de VIS LEGAL S.A.S., familiares y/o terceros inscritos, y empresas que generan un vínculo empresarial, negocial y/o contractual con VIS LEGAL S.A.S., cuyos Datos Personales se encuentran incluidos en las Bases de Datos de la empresa. 

A través de la presente política,  VIS LEGAL S.A.S. formaliza el tratamiento de datos personales aplicable a las actividades con proveedores administrativos activos e inactivos, intermediarios, colaboradores, clientes, empleados y ex empleados de VIS LEGAL S.A.S., familiares y/o terceros inscritos, y empresas que generan un vínculo empresarial, negocial y/o contractual con VIS LEGAL S.A.S. y en general, toda persona natural y/o jurídica Titular de los datos personales que aparecen registrados en nuestras bases de datos.  

VIS LEGAL S.A.S. utilizará la información personal obtenida, de manera directa o indirecta, de dichas personas para el cumplimiento y desarrollo de su objeto social, y específicamente para:  

1) Para dar cumplimiento a cada una de las obligaciones de carácter legal y contractual. 2) Para adelantar el proceso de selección laboral de cada una de las personas que aspiren a ser empleados de EMTI-REME S.A.S. y para realizar el análisis de vinculación contractual de proveedores y clientes de la compañía. 3) Para realizar análisis jurídico y financiero previo a la iniciación de una relación contractual, el cual requiere un estudio en centrales de riesgo, en listas restrictivas y en bases de datos públicas o privadas de orden nacional. 4) Para realizar consultas de referencias personales, comerciales y financieras de cada una de las personas con las que se pretenda realizar una vinculación contractual. 5) Para potenciar las habilidades de los empleados, por medio de cursos, capacitaciones, talleres, etc., y para incorporarlos a los diferentes procesos de bienestar y planes de beneficios. 6) Para realizar el proceso de pago de nómina de cada uno de los empleados vinculados a la compañía, pago de proveedores y de facturación de cada uno de nuestros clientes. 7) Para entregar información periódica o eventual a las autoridades tributarias y gubernamentales del Orden Nacional, Departamental o Local. 8) Para diligenciar documentación relativa a trámites ante autoridades diplomáticas. 9) Para la realización de reservas y trámites legales o comerciales inherentes a las labores como empleados. 10) Para suministrar información del empleado y su grupo familiar a las entidades de seguridad social, tales como fondos de pensiones, EPS, caja de compensación, entre otros. 11) Para fines de comunicación interna y publicidad de información de interés y para la gestión de riesgos; 12) Para el almacenamiento de registros fílmicos que constituyan evidencias presentes o futuras; 13) Para el desarrollo y ejecución de programas de promoción y prevención de enfermedades en la salud de los trabajadores y de su grupo familiar; 14) Para proveer información sobre nuestros productos y servicios; 15) Para efectuar eventos o promociones de tipo comercial, social e informativo; 16) Para llevar a cabo campañas, estudios, promociones o concursos de carácter comercial, social, de mercadeo, publicitarios o en ejecución de nuestro objeto social; 17) Para programas de fidelización y actualización de datos de directivos, clientes, prestadores, proveedores, empleados, distribuidores y otros terceros; 18) Para informar sobre cambios de nuestros servicios; 19) Para realizar eventuales evaluaciones que nos informen sobre la calidad y satisfacción de nuestros productos y/o servicios mediante encuestas de satisfacción; 20) para realizar estudios crediticios a empleados, proveedores o clientes que soliciten créditos en la compañía. 21) Para realizar reportes ante centrales de riesgo a empleados, proveedores o clientes que tengan créditos en mora con la compañía. 22) para suministrar la información a terceros mediante los cuales se de cumplimiento al objeto social de la compañía, tales como entidades de seguridad social, empresas transportadoras, centrales de riesgos, auditores internos y externos de la compañía, software contables y financieros, entre otros. 

Las anteriores actividades podrán ser realizadas a través de correo físico, correo electrónico, teléfono fijo, sitio web, teléfono celular o dispositivo móvil, vía mensaje de texto, fax, redes sociales, encuestas o a través de cualquier otro medio de comunicación ampliamente conocido, dando cumplimiento a lo previsto en la normatividad vigente.

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley, regulaciones, y normatividad vigente, se aplicarán, de manera armónica e integral, las siguientes definiciones:

• ACCESO RESTRINGIDO: Nivel de acceso a la información limitado a parámetros previamente definidos. VIS LEGAL S.A.S. no hará disponibles Datos Personales para su acceso a través de Internet u otros medios de comunicación masiva, a menos que se establezcan medidas técnicas que permitan controlar el acceso y restringirlo solo a las personas Autorizadas. 

• AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

• AVISO DE PRIVACIDAD: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el aviso de privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

• BASE DE DATOS: Conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de tratamiento. Incluye archivos físicos y electrónicos. 

• CALIDAD DEL DATO: El dato personal sometido a tratamiento deberá ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. Cuando se esté en poder de datos personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error, VIS LEGAL S.A.S. deberá abstenerse de someterlo a Tratamiento, o solicitar a su Titular la completitud o corrección de la información. 

• CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: Los datos personales sólo serán tratados por aquel personal de VIS LEGAL S.A.S. o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades. No podrán entregarse Datos Personales a quienes no cuenten con autorización o no hayan sido habilitados por VIS LEGAL S.A.S., para tratarlos. 

• CONFIDENCIALIDAD: Elemento de seguridad de la información que permite establecer quienes y bajo qué circunstancias se puede acceder a la misma. 

• CONSULTA: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley, para conocer la información que reposa sobre ella el titular en bases de datos o archivos.

• DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada). 

• DATO PÚBLICO: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. 

• DATO SEMIPRIVADO: Es aquella información que no es de naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como es el caso de los datos financieros, crediticios o actividades comerciales.

• DATO SENSIBLE: Aquel dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. 

• ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento. VIS LEGAL S.A.S., actúa como encargado del tratamiento de datos personales en los casos, en los que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta de un responsable del tratamiento.

• OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS: Es la persona o área dentro de VIS LEGAL S.A.S., que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales. La presente definición hace referencia a un rol o función que debe desempeñar algún funcionario designado por VIS LEGAL S.A.S. 

• RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. VIS LEGAL S.A.S. actúa como responsable del tratamiento de datos personales frente a todos los datos personales sobre los cuales decida directamente, en cumplimiento de las funciones propias reconocidas legalmente. 

• TITULAR: Persona natural o jurídica cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

• TRATAMIENTO: Es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales que realice VIS LEGAL S.A.S. o los Encargados del Tratamiento, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.   

• TRANSFERENCIA: Se refiere al envío por parte de VIS LEGAL S.A.S.  como responsable del Tratamiento o un Encargado de los datos, dentro o fuera del territorio nacional para el tratamiento efectivo de datos personales. La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. 

• TRANSMISIÓN: Se refiere a la comunicación de datos personales por parte del responsable al Encargado, ubicado dentro o fuera del territorio nacional, para que el Encargado, por cuenta del responsable, trate datos personales.

Para la ampliación de algunos términos que no se encuentran incluidos dentro de la lista anterior, lo invitamos a que se remita a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013.

Adicionalmente, en caso de que usted tenga alguna duda sobre una cualquiera de las definiciones aquí previstas, le agradecemos que se sirva a dar a la misma el sentido que ha sido empleado por el legislador en las normas anteriormente citadas.

VIS LEGAL S.A.S. está comprometida con el respeto y garantía de los derechos de sus empleados, proveedores, contratistas y la ciudadanía en general, motivo por el cual decide adoptar la presente Política De Privacidad Y Tratamiento De Datos Personales, de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucre total o parcialmente, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación y transferencia de esa información.

Estas políticas son de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de todos los Empleados de VIS LEGAL S.A.S., constituyéndose en una obligación especial del trabajador de conformidad con el numeral 1 del artículo 58 del Código Sustantivo del Trabajo. 

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley, regulaciones, y normatividad vigente, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:

a) Principio de Legalidad en Materia de Tratamiento de Datos: El Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012, decretos reglamentarios y demás disposiciones que la desarrollen.

b) Principio de Finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular. 

c) Principio de Libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

d) Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de Datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

e) Principio de Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

f) Principio de Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.

g) Principio de Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

h) Principio de Confidencialidad: Todos los empleados y contratistas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de esta. VIS LEGAL S.A.S. se compromete a tratar los datos personales de los titulares tal y como lo define el literal g) del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 de forma absolutamente confidencial haciendo uso de estos, exclusivamente, para las finalidades indicadas en el apartado anterior, siempre que el titular no se haya opuesto a dicho tratamiento. 

i) Principio de temporalidad: Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Una vez cumplida la finalidad del tratamiento y los términos establecidos anteriormente, se procederá a la supresión de los datos. 

j) Interpretación integral de los derechos constitucionales: Los derechos se interpretarán en armonía y en un plano de equilibrio con el derecho a la información previsto en el artículo 20 de la Constitución y con los derechos constitucionales aplicables. 

k) Principio de Necesidad: Los datos personales tratados deben ser los estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades perseguidas con la base de datos.

De conformidad con lo establecido en el Artículo 3° de la Ley 1266 de 2008, en el proceso de administración de datos intervienen las siguientes personas:

• Titular de la información. Es la persona natural o jurídica a quien se refiere la información que reposa en un banco de datos y que es sujeto del derecho de Hábeas Data y de los demás derechos y garantías consagrados en la Constitución y en la ley.

• Fuente de información. Es la persona natural o jurídica que recibe o conoce los datos de los titulares de la información, en virtud de una relación comercial o de servicio o de cualquier otra índole y que debido a autorización legal o del titular cuando ésta es necesaria, suministra esos datos a un operador de información.

• Operador de información. Se denomina operador de información a la persona, entidad u organización que recibe de la fuente datos sobre varios titulares de la información, los administra y los pone en conocimiento de los usuarios bajo los parámetros de la ley. De conformidad con lo establecido por la ley, salvo que el operador sea la misma fuente de la información, este no tiene relación comercial o de servicio con el titular y por ende no es responsable por la calidad de los datos que le sean suministrados por la fuente.

• Usuario. El usuario es la persona natural o jurídica que, en los términos y circunstancias previstos en la ley y en este reglamento, puede acceder a la información personal de uno o varios titulares de la información. Si en una misma persona concurre la calidad de usuario y de fuente, por ese solo hecho asumirá todos los deberes y responsabilidades que generan las dos calidades.

• Administrador de Cartera. Son las personas naturales o jurídicas de derecho público o privado encargadas de la administración y recaudo de cartera por cuenta del legítimo acreedor.

Con relación a lo estipulado en el artículo 2 de la Ley 1581 de 2012, el presente manual se aplicará exclusivamente al tratamiento de los datos personales registrados en las bases de datos de VIS LEGAL S.A.S.

Los titulares de la información, de acuerdo con lo previsto legalmente, cuentan con los derechos que se enuncian a continuación, respecto a cada uno de los intervinientes del proceso de administración de datos, así mismo, de conformidad con lo establecido en el Artículo 8° de la Ley 1581 de 2012, todo Titular tendrá y podrá hacer exigibles los siguientes derechos:

a) Solicitar prueba de la certificación de la existencia de la autorización expedida por la fuente o por el usuario y otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

b) Solicitar el respeto y la protección de los demás derechos constitucionales o legales, así como de las demás disposiciones de la ley, mediante la utilización del procedimiento de reclamos y peticiones.

c) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado, lo cual realizará el operador, con base en la información reportada por la fuente, conforme se establece en el procedimiento para consultas, reclamos y peticiones de este reglamento.

d) Solicitar información acerca de los usuarios autorizados para obtener información.

e) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

f) Conocer el presente reglamento.

g) Obtener respuesta oportuna, es decir, dentro del término establecido en este reglamento y en la ley, a las consultas y reclamos presentados con el fin de conocer, actualizar o rectificar   la información contenida en nuestras bases de datos.

h) Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.

i) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

j) Obtener una respuesta de fondo frente a los reclamos y derechos de petición que presenten directamente ante la fuente o remitidos a la misma, cuando éstos sean de su competencia.

k) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley y a la Constitución;

l) Los demás que se deriven del presente reglamento y de la normatividad aplicable

En el tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores. Queda proscrito el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.

Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los menores respecto del tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.

De conformidad con lo establecido en el artículo 20 del Decreto 1377, los derechos de los Titulares establecidos en la Ley 1581, podrán ser ejercidos ante VIS LEGAL S.A.S. por las siguientes personas:

a) Por el Titular de los datos, quien deberá acreditar ante VIS LEGAL S.A.S. su identidad en forma suficiente por los distintos medios o mecanismos que tenemos a su disposición.

b) Por los causahabientes del Titular de los datos, quienes deberán acreditar tal calidad ante VIS LEGAL S.A.S.

c) Por el representante y/o apoderado del Titular de los datos, previa acreditación ante VIS LEGAL S.A.S. de la representación o apoderamiento.

d) Por estipulación a favor de otro o para otro. 

Como titular de la información, debe saber que de acuerdo con lo previsto en la Ley 1266 de 2008, y sus demás normas reglamentarias, las Fuentes, Usuarios y Operadores de información se sujetan al cumplimiento de los deberes que les impone la ley atendiendo el rol que desarrollan en el proceso de administración de datos.

En ese sentido son deberes de los intervinientes, los que a continuación se enuncian:

a) Garantizar, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data y de petición a los titulares de información.

b) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que de conformidad con la ley puedan acceder a ella.

c) Conservar con las debidas seguridades los registros almacenados para impedir su deterioro, pérdida alteración o uso no autorizado.

d) Efectuar la actualización y rectificación de los datos, cada vez que reporten novedades las fuentes de información.

e) Indicar en el respectivo registro de los titulares que determinada información se encuentra en discusión por parte de su titular cuando se haya presentado solicitud de rectificación o actualización de esta y no haya finalizado dicho trámite.

a) Garantizar que la información que se suministre a VIS LEGAL S.A.S. cumpla con todos los requisitos exigidos por la normatividad aplicable, en especial, que sea veraz, exacta, completa, actualizada y comprobable.

b) Reportar a VIS LEGAL S.A.S., de forma periódica y oportuna, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a ésta se mantenga actualizada. Las fuentes deberán actualizar la información, como mínimo con una periodicidad mensual, sin perjuicio de la obligación de mantenerla actualizada.

c) Rectificar la información cuando sea incorrecta e informar lo pertinente a VIS LEGAL S.A.S.  en los tiempos establecidos en la ley y demás normas aplicables.

d) Implementar los mecanismos que VIS LEGAL S.A.S.  tenga establecidos y todos los demás que considere necesarios para reportar oportunamente la información.

e) Obtener autorización de los titulares de los datos para reportar su información, cuando ello sea necesario de conformidad con la ley. La autorización deberá ser debidamente conservada y se pondrá a disposición de VIS LEGAL S.A.S.  y de las autoridades cuando así se requiera.

f) Asegurarse de no suministrar a VIS LEGAL S.A.S.  ningún dato cuyo suministro no esté previamente autorizado por el titular cuando ello sea requerido por la ley, de conformidad con lo previsto en este reglamento y en la ley. 

g) Certificar semestralmente a VIS LEGAL S.A.S. que la información suministrada cuenta con la autorización, de conformidad con lo previsto en la normatividad vigente y en el presente reglamento.

h) Guardar absoluta reserva sobre toda la información, políticas, procedimientos u operación de VIS LEGAL S.A.S.  que conozcan o lleguen a conocer en virtud de la relación contractual que tengan con ésta, en su calidad de operador de información.

i) Mantener bajo el debido control y con las medidas de seguridad necesarias las claves de acceso a la base de datos, en los términos de los contratos o convenios que se suscriban con VIS LEGAL S.A.S. En todo caso, la fuente será la única responsable por la obligación de reserva que deben mantener sus funcionarios y/o sus subordinados y asumirá todas las responsabilidades a que haya lugar en caso de omitir la custodia y reserva de los datos que conozca en virtud del proceso informático. 

j) Resolver los reclamos y peticiones del titular en los términos y plazos definidos en este reglamento.

k) Informar a VIS LEGAL S.A.S. que determinada información se encuentra en discusión por parte de su titular, cuando se haya presentado una solicitud de rectificación o actualización de esta directamente ante la fuente. Lo anterior para que VIS LEGAL S.A.S.  incluya en el reporte una mención en ese sentido que permanecerá hasta la finalización del trámite.

l) Así mismo, las fuentes deberán informar a VIS LEGAL S.A.S., de manera inmediata, el momento en que resuelvan la reclamación. Para estos efectos, se entiende que un dato se encuentra en discusión cuando su titular presenta solicitud de rectificación, actualización o eliminación de este. 

m) Informar a VIS LEGAL S.A.S. que determinada información se encuentra en discusión judicial por parte de su titular. Lo anterior para que VIS LEGAL S.A.S.  incluya en el reporte una mención en ese sentido que permanecerá hasta que haya una decisión en firme.

n) Así mismo, las fuentes deberán informar a VIS LEGAL S.A.S., de manera inmediata, el momento en que haya una decisión en firme.

o) Realizar reportes de información negativa a VIS LEGAL S.A.S. únicamente cuando han enviado previamente una comunicación informándole de ello al titular de la información, de conformidad con lo que establecen las normas vigentes.

p) Permitir la realización de las auditorías que contrate VIS LEGAL S.A.S.

q) Cumplir con las instrucciones que imparta la autoridad de control, en relación con el cumplimiento de la normatividad vigente.

r) Los demás que se deriven de la Constitución, la ley, el presente reglamento y los contratos y convenios suscritos con VIS LEGAL S.A.S.

Son deberes de los usuarios los que se enuncian a continuación:

a) Guardar reserva sobre la información que les sea suministrada por VIS LEGAL S.A.S.

b) Utilizar la información únicamente para los fines que les fue entregada, todo de conformidad con este reglamento, los contratos o convenios suscritos con VIS LEGAL S.A.S. y la legislación vigente.

c) Informar a los titulares, a su solicitud, sobre la utilización que le están dando a la información.

d) Tomar todas las medidas necesarias para impedir el deterioro, pérdida, alteración, uso no autorizado o fraudulento de la información a la que accede.

e) Cumplir con las instrucciones que imparta la autoridad de control, en relación con el cumplimiento de sus deberes y obligaciones en el proceso informático.

f) Obtener autorización de los titulares de los datos para consultar su información, cuando ésta resulte necesaria de conformidad con la legislación vigente.

g) No utilizar la información para fines ilícitos.

h) No comercializar o duplicar el software sobre el cual está estructurada la información contenida en VIS LEGAL S.A.S., así como tampoco crear bases de datos paralelas, permanentes ni temporales, basadas en la información obtenida o suministrada por VIS LEGAL S.A.S., salvo autorización expresa y escrita de ésta.  

i) Permitir la realización de auditorias

j) Los demás que se deriven de la Constitución, la ley, el presente reglamento y los contratos o convenios suscritos con VIS LEGAL S.A.S.

El Titular de los datos personales, deberá mantener actualizada su información y garantizar, en todo momento a VIS LEGAL S.A.S., la veracidad de esta. VIS LEGAL S.A.S. no se hará responsable, en ningún caso, por cualquier tipo de responsabilidad derivada por la inexactitud de la información entregada por el Titular. 

Son deberes de VIS LEGAL S.A.S. como responsables del tratamiento de datos los que se enuncian a continuación:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e) Garantizar   que la información   que se suministre   al encargado   del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades   respecto   de los datos que previamente   le haya suministrado   y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento. 

h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.

i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

j) Tramitar las consultas y reclamos formulados.

k) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

l) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

m) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

n) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos

o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

De conformidad con lo establecido en el Artículo 18 de la Ley 1581 de 2012 el Encargado del Tratamiento está obligado a cumplir con los siguientes deberes:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data.

b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley;

d) Actualizar la información reportada por los responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.

e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley;

f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;

g) Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la presente ley;

h) Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;

i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;

j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;

k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;

l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

m) Conocer esta política y darle aplicación en lo que les corresponda.

n) Enviar una comunicación vía correo electrónico a cada directivo, empleado o persona que dentro de la empresa maneje o haya manejado algún tipo de dato personal de los miembros de la empresa, en el sentido de que estos informen al departamento encargado, el nombre y correo electrónico de los usuarios de quien tengan datos personales.

o) Elaborar, direccionar, encargar y/o delegar en otros el establecimiento de las medidas que deberán tomarse en los contratos comerciales y formatos o formularios que versen sobre créditos o datos personales

p) Elaborar, direccionar, encargar y/o delegar en otros el establecimiento de las medidas que deberán tomarse en los contratos laborales

q) Informar al Titular sobre la finalidad de la recolección de los datos y garantizar el ejercicio de los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.

r) Conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular de los datos personales.

s) Garantizar que la información objeto del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

t) Utilizar únicamente los datos personales que hayan sido obtenidos mediante autorización, a menos que los mismos no la requieran.

u) Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de información del Titular.

v) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas.

w) Cumplir con las instrucciones y requerimientos impartidos por la autoridad administrativa competente.

x) Suscribir acuerdos de confidencialidad con quienes manejen la información relacionada con el tratamiento de datos personales.

y) Velar por que en cada incorporación de un nuevo trabajador se exija el conocimiento del presente reglamento.

z) Los demás consagrados en la ley

VIS LEGAL S.A.S., tendrá presente en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas naturales a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente en la autorización obtenida al momento de recabar el dato, y respetando en todo momento los mandatos de la Constitución, la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales y el Decreto 1377 de 2013 que la reglamenta. De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012- 

Asimismo, realizará todos los ajustes de tipo contractual y legal para que en los contratos, acuerdos de confidencialidad, cláusulas contractuales y demás documentos se incorpore su cumplimiento por parte de Empleados, miembros, Directivos, Proveedores, Contratistas vinculados y otros Terceros; además de procurar por obtener autorización expresa de cada Titular para el Manejo de los datos personales.

Es responsabilidad de los trabajadores y contratistas de VIS LEGAL S.A.S. reportar cualquier incidente de fuga de información, daño informático, violación de datos personales, comercialización de datos, uso de datos personales de niños, niñas o adolescentes sin la autorización pertinente, suplantación de identidad, o conductas que puedan vulnerar la intimidad de una persona, o que tenga indicios de que los mismos estén siendo utilizados para propósitos delictivos y/o no autorizados. 

VIS LEGAL S.A.S., como responsable de tratamiento de la información velará porque los empleados y contratistas den cabal cumplimiento a las políticas de tratamiento de la información, las cuales deberán constar en medio físico o electrónico, en un lenguaje claro y sencillo y ser puestas en conocimiento de los titulares, dichas políticas deben incluir por lo menos la siguiente información: 

a) Nombre, razón social, domicilio, dirección, correo electrónico y teléfono de VIS LEGAL S.A.S.

b) Tratamiento al cual serán sometidos los datos y finalidad de este cuando esta no se haya informado mediante aviso de privacidad.

c) Derechos que le asisten como titular.

d) Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas, y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar, y suprimir el dato y revocar la autorización.

e) Procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar, y suprimir el dato y revocar la autorización.

f) Fecha de entrada en vigor de la política de tratamiento de la información y periodo de vigencia de la base de datos.

Las fuentes y los usuarios deberán obtener de los titulares la autorización de manera previa y expresa para el reporte o la consulta de la información a los Operadores de Información, cuando así lo exija la ley.

Con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en el Numeral 5 del Artículo 8 de la Le1266 de 2008, las fuentes de información deberán garantizar que la autorización cumpla con los siguientes requisitos:

a) Ser expresa, lo cual significa que deberá contener la manifestación de voluntad libre, específica e inequívoca del titular, que le permita a la fuente recopilar, disponer o divulgar la información crediticia del titular.

b) Ser previa, esto es, otorgada con antelación al reporte de información.

c) La autorización podrá ser otorgada de manera verbal o mediante documento físico o electrónico siempre que: La fuente de la información identifique plenamente al titular en el momento en que se otorgue dicha autorización, informando plenamente al titular acerca de la finalidad para la cual está otorgando la autorización.

d) En caso de que la autorización se otorgue por medios electrónicos, que la misma se ajuste a las previsiones contempladas en la Ley 527 de 1999 y demás normas aplicables.

e) Mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que éste otorgó a VIS LEGAL S.A.S. la autorización respectiva. Ej. Algunos datos personales que permitan autenticar a quien solicita la información registrada por el Titular en VIS LEGAL S.A.S. 

Nota: Para su tranquilidad, en ningún caso su silencio será asimilado por VIS LEGAL S.A.S como una conducta inequívoca.

De acuerdo al artículo 5 del Decreto 1377, queremos informarle que VIS LEGAL S.A.S como Responsable del Tratamiento ha elaborado un < > y ha adoptado procedimientos para solicitarle, a más tardar en el momento de la recolección de sus datos personales, su autorización para el Tratamiento de los mismos e informarle cuáles son los datos personales que serán recolectados así como todas las finalidades específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene su consentimiento. 

Los datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con independencia del medio por el cual se tenga acceso, entendiéndose por tales aquellos datos o bases de datos que se encuentren a disposición del público, se tiene que éstos pueden ser tratados por VIS LEGAL S.A.S, siempre y cuando, por su naturaleza, sean datos públicos. Igualmente, VIS LEGAL S.A.S como responsable del Tratamiento de datos personales ha establecido mecanismos para obtener la autorización de los Titulares o de quien se encuentre legitimado para tal efecto. 

Finalmente, tenga en cuenta que VIS LEGAL S.A.S ha establecido canales para que usted, como Titular de sus datos, pueda en todo momento solicitarle como responsable del Tratamiento, la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización que nos ha otorgado para el Tratamiento de estos. 

De acuerdo con el artículo 5° de la Ley 1581 se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación. VIS LEGAL S.A.S, no solicita actualmente datos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. 

Por tanto, le informamos que el Tratamiento de los datos sensibles a los cuales se refieren los Artículo 6° de la Ley 1581 de 2012 está prohibido, a excepción de los siguientes casos:

a) Cuando el Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

b) Cuando el Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;

c) Cuando el Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;

d) Cuando el Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

e) Cuando el Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

f) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;

g) Datos de naturaleza pública;

h) Casos de urgencia médica o sanitaria;

i) Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

En el Tratamiento de datos personales sensibles, cuando dicho Tratamiento sea posible conforme a lo establecido en el Artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, VIS LEGAL S.A.S cumple las siguientes obligaciones:

a) Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento. 

b) Informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad de su Tratamiento, y además obtiene su consentimiento expreso.

c) Para su tranquilidad, ninguna de las actividades que realiza VIS LEGAL S.A.S está ni estará condicionada a que usted como Titular suministre a la empresa sus datos personales sensibles. 

La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, en un archivo de audio o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. El contenido de la autorización otorgada para la recolección y tratamiento del dato será emitido por el VIS LEGAL S.A.S y será puesto a disposición del Titular previo al Tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2102. 

Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del titular de los datos personales, tanto el hecho de que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, como que tiene la opción de conocer cualquier alteración a los mismos y el uso específico que de ellos se ha dado. Lo anterior con el fin de que el Titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y tenga control sobre el uso que se hace de su información personal.

VIS LEGAL S.A.S adoptará todas las medidas necesarias para mantener registros de la obtención de autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de estos. 

Las fuentes de información son las responsables de garantizar que la información de los titulares reportada a VIS LEGAL S.A.S, sea veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable. Por lo tanto, son las encargadas de rectificar e informar a VIS LEGAL S.A.S sobre cualquier novedad o inconsistencia de la información reportada.

En desarrollo de los principios de finalidad y libertad, VIS LEGAL S.A.S se limitará a solicitar aquellos datos personales que son estrictamente pertinentes y adecuados para la finalidad con que son recolectados para el cumplimiento del objeto social, igualmente no hará uso de medios engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar tratamiento de datos personales. 

De acuerdo con el artículo 8 del Decreto 1377, VIS LEGAL S.A.S ha dispuesto un mecanismo gratuito y ágil a través del cual, usted como Titular de sus datos, puede en todo momento solicitar a VIS LEGAL S.A.S, la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización que nos ha otorgado para el Tratamiento de estos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. 

Sin embargo, es importante que tenga en cuenta que su solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederá cuando como Titular de los datos usted tenga un deber legal o contractual en virtud del cual deba permanecer en la base de datos de VIS LEGAL S.A.S. 

Si vencido el término legal respectivo, VIS LEGAL S.A.S como responsable no elimina sus datos personales de sus bases de datos, usted tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. Para estos efectos se aplicará el procedimiento descrito en el artículo 22 de la Ley 1581 de 2012. 

Finalmente, es importante resaltar que sus datos personales serán conservados en las bases de datos de VIS LEGAL S.A.S cuando así se requiera en cumplimiento de una obligación legal o contractual. 

Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal. El titular de la información deberá solicitar claramente si la revocación de su autorización versa sobre la totalidad de las finalidades consentidas inicialmente, esto es, que VIS LEGAL S.A.S deba dejar de tratar por completo los datos del Titular, o si la revocación de su consentimiento recae sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamiento que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el Titular está de acuerdo.

En vista de lo anterior, será necesario que el Titular, al momento de elevar la solicitud de revocatoria de consentimiento a VIS LEGAL S.A.S, indique en esta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En el segundo caso, se deberá indicar con cuál tratamiento no está conforme el Titular.  

El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. El Aviso de Privacidad de VIS LEGAL S.A.S está disponible, entre otros medios, en la página web. 

El Aviso de Privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información:

a) La identidad, domicilio y datos de contacto del responsable del Tratamiento;

b) El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad de este, y;

c) Los mecanismos generales dispuestos por el responsable para que el Titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al Titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.

En los casos en que VIS LEGAL S.A.S en desarrollo de alguna de sus funciones, como puede ser la de participar en programas internacionales para el desarrollo económico, cultural y social, o cualquier otra actividad que implique la transferencia de datos de carácter personal a terceros países, o en el evento de que se constituya una sucursal o sede extranjera; se regirá por las siguientes condiciones: 

a) La transferencia de datos personales a terceros países solamente se realizará cuando exista autorización correspondiente de la Titular y previa autorización de la Delegatura de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) y Superintendencia De Sociedades.

b) Se considera una transferencia internacional cualquier tratamiento que suponga una transmisión de datos fuera del territorio colombiano, tanto si se realiza una cesión de datos, como si tuviera por objeto la prestación de un servicio al responsable fuera de Colombia.

c) Así mismo, se debe obtener la autorización previa del delegado de Protección de Datos Personales de la SIC cuando se tenga previsto realizar transferencias internacionales de datos a países que no proporcionan un nivel de protección. Esta autorización sólo podrá ser otorgada si se obtienen garantías adecuadas, como los contratos basados en las cláusulas tipo aprobadas por la SIC, o las Reglas Corporativas Vinculantes.

d) La transferencia internacional de datos se podrá realizar mediante solicitud de VIS LEGAL S.A.S, estableciendo la finalidad, los colectivos de interesados o Titulares de la información de carácter personal, los datos objeto de transferencia y la documentación que incorpore las garantías exigibles para la obtención de la autorización, en la que conste una descripción de las medidas de seguridad concretas que van a ser adoptadas, tanto por VIS LEGAL S.A.S como por el Responsable o Encargado de los datos en su lugar de destino. 

e) VIS LEGAL S.A.S, no solicita la autorización cuando la transferencia internacional de datos se encuentra amparada en alguna de las excepciones previstas en la Ley y sus Decretos 

De acuerdo con lo previsto en la ley 1581, en sus artículos 14 y 15, para el ejercicio de cualquiera de los derechos que le asisten como Titular de los datos, usted podrá utilizar ante VIS LEGAL S.A.S cualquiera de los mecanismos que se establecen a continuación: 

1. Procedimiento para Consultas:

1.1. Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en las bases de datos de VIS LEGAL S.A.S.

1.2. VIS LEGAL S.A.S como responsable del Tratamiento suministrará a los Titulares o sus causahabientes, la información solicitada que se encuentre contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. 

1.3. La consulta se formulará a través de los canales que para dicho efecto han sido habilitados por VIS LEGAL S.A.S.

1.4. La consulta será atendida por VIS LEGAL S.A.S en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta.

1.5. Cuando no fuere posible para VIS LEGAL S.A.S atender la consulta dentro de dicho término, lo informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que atenderá su consulta, la cual en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

2. Procedimiento para Reclamos: Los Titulares o los causahabientes que consideren que la información que se encuentra contenida en las bases de datos de VIS LEGAL S.A.S debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante VIS LEGAL S.A.S como responsable del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

2.2. El reclamo se formulará mediante solicitud escrita dirigida a VIS LEGAL S.A.S, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.

2.3. Al reclamo deberá adjuntarse fotocopia del documento de identificación del Titular de los datos.

2.4. El reclamo se formulará a través de los canales que para dicho efecto han sido habilitados por VIS LEGAL S.A.S.

2.5. Si el reclamo resulta incompleto, VIS LEGAL S.A.S requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.

2.6. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento realizado por VIS LEGAL S.A.S, sin que el solicitante presente la información requerida, VIS LEGAL S.A.S entenderá que se ha desistido del reclamo.

2.7. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

2.8. Una vez VIS LEGAL S.A.S reciba el reclamo completo, incluirá en la base de datos una leyenda que indique: "reclamo en trámite" y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

2.9. El término máximo para atender el reclamo por parte de VIS LEGAL S.A.S será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

2.10. Cuando no fuere posible para VIS LEGAL S.A.S atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Los derechos de los titulares podrán ser ejercidos por las personas antes señaladas a través de los canales que han sido habilitados por VIS LEGAL S.A.S para dicho efecto, los cuales se encuentran a su disposición de forma gratuita, a través de la dirección de correo electrónico.

• Correo electrónico: notificacionesjudiciales@vislegal.com.co

• Correspondencia: Calle 53 # 45-112, Oficina 1304, Edificio Colseguros, Medellín - Antioquia.

• Teléfono: (604) 3220661

Las consultas, solicitudes y reclamos deberán ser presentadas por el Titular de los Datos Personales o representantes, a través de los medios previamente citados y deberán incluir la identificación del Titular, o representante, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, los documentos que lo soportan y anexar los datos de contacto y/o notificación. 

El documento mediante el cual se realice una solicitud o reclamo relacionado con la información del titular deberá contener la siguiente información: 

• Nombres y apellidos del titular de los datos

• Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto)

• Medios para recibir respuesta a la solicitud

• Motivo(s) / hecho(s) que dan lugar a la solicitud

• Descripción del Derecho que desea ejercer ante VIS LEGAL S.A.S o pretensiones.

• Firma y número de identificación

Para garantizar la confidencialidad y privacidad de la información personal y su entrega al titular de esta, las solicitudes de consulta y reclamos se tramitarán por medio de un escrito con reconocimiento de firma y contenido ante notario público colombiano, en caso de estar en el territorio colombiano, o ante cónsul colombiano o la autoridad competente de otro país con tramite de apostille, en caso de estar en un país extranjero.

Los Titulares de la información, y las personas debidamente autorizadas por éstos o sus causahabientes, deberán acreditar su identidad de la siguiente manera:

a) Solicitudes presentadas por el Titular de la información a través de documento escrito, deberá adjuntar copia de la cédula de ciudadanía.

b) Las solicitudes presentadas por los causahabientes a través de documento escrito deberán acreditar el parentesco adjuntando copia de la escritura donde se de apertura a la sucesión y copia de su documento de identidad.

c) Las solicitudes presentadas por los apoderados a través de documento deberán presentar copia auténtica del poder y de su documento de identidad.

VIS LEGAL S.A.S tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos señalados en el Trámite de reclamos. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:

a) En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.

b) VIS LEGAL S.A.S, tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al titular. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes. 

c) VIS LEGAL S.A.S, podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web.

El Titular tiene el derecho en todo momento, de solicitar al VIS LEGAL S.A.S la eliminación de sus datos personales cuando:

a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.

b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.

c) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por el VIS LEGAL S.A.S. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio de este en los siguientes casos:

a) La solicitud de supresión de la información no procederá cuando el Titular tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

b) No sea posible efectuar la eliminación del dato por la orden de autoridad judicial o administrativa con competencia en el Territorio Nacional.

c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular, o para garantizar el cumplimiento de una obligación legalmente adquirida por el Titular

La presente política de tratamiento de datos personales rige a partir del 24 de mayo de 2024 y deja sin efectos las políticas de tratamiento de datos personales que se hubiesen podido ser adoptadas de manera previa por VIS LEGAL S.A.S.